Yrityksen automaatio ei yleensä ala tekoälystä tai suuresta järjestelmähankkeesta. Se alkaa paljon arkisemmasta kysymyksestä: mitä työtä joku tekee samalla tavalla joka päivä tai joka viikko? Jos vastaus on tietojen kopiointia Exceliin, tilausten siirtämistä järjestelmästä toiseen, raportin kokoamista tai saman viestin lähettämistä toistuvasti, prosessi kannattaa ainakin tutkia.
Hyvä automaatiokohde on toistuva, sääntöpohjainen ja digitaalinen
Kaikkea manuaalista työtä ei kannata automatisoida. Parhaat ensimmäiset kohteet ovat tehtäviä, joissa lähtötieto on jo digitaalisessa muodossa, työvaiheet toistuvat samanlaisina ja lopputulos voidaan määritellä selkeillä säännöillä.
Hyvä testi on kysyä neljä asiaa: kuinka usein työ tehdään, kuinka kauan siihen menee, kuinka helposti siinä syntyy virheitä ja voiko poikkeustilanteet kuvata etukäteen. Jos tehtävä vie vain viisi minuuttia kerran vuodessa, automaatio ei todennäköisesti maksa itseään takaisin. Jos sama vaihe vie tunnin joka maanantai, tilanne on toinen.
1. Excel- tai Google Sheets -raportti, joka rakennetaan joka viikko uudelleen
Tyypillinen prosessi alkaa lataamalla CSV-tiedostoja eri järjestelmistä, kopioimalla sarakkeita, siivoamalla nimiä ja laskemalla samat tunnusluvut. Varsinainen raportin tulkinta voi viedä vähemmän aikaa kuin sen valmistelu.
Tällaisessa tapauksessa ensimmäinen automaatio voi olla hyvin pieni: tietojen nouto samoista lähteistä, vakioitu muunnos ja valmis raporttinäkymä. Jos raportointi on jo liiketoiminnan kannalta tärkeää, erillinen dashboard voi olla seuraava askel.
2. Sähköposti toimii tehtäväjonona tai tiedonsiirtokanavana
Jos tilaus, lomake, tarjouspyyntö tai liite saapuu sähköpostiin ja joku kopioi sen tiedot käsin toiseen järjestelmään, prosessi on usein hyvä automaatiokandidaatti. Samoin toistuvat ilmoitukset, muistutukset ja statusviestit voidaan monessa tapauksessa muodostaa automaattisesti tapahtuman perusteella.
Tärkeä osa toteutusta on poikkeusten käsittely. Automaation ei pidä vain “toimia hiljaa”, vaan sen pitää kertoa, jos syöte puuttuu, järjestelmä ei vastaa tai tietoa ei voida käsitellä turvallisesti.
3. Sama tieto syötetään kahteen tai kolmeen järjestelmään
Asiakas luodaan CRM:ään, tilaus verkkokauppaan, saldo varastonhallintaan ja lasku taloushallintoon. Jos sama tieto kirjoitetaan käsin useaan paikkaan, työajan lisäksi syntyy versio-ongelma: mikä järjestelmistä sisältää oikean tiedon?
Tässä ratkaisu ei välttämättä ole uusi ohjelmisto. Usein järkevämpi vaihtoehto on integraatio tai rajattu automaatio, joka siirtää tiedon oikeasta lähteestä oikeaan kohteeseen ja jättää jäljen siitä, mitä tapahtui.
4. Hyvä automaatio ei poista ihmistä kaikista päätöksistä
Prosessi kannattaa automatisoida siihen asti, missä säännöt ovat selkeitä. Poikkeava hyvitys, iso asiakaspoikkeus tai epäselvä tilaus voi edelleen vaatia ihmisen päätöksen. Hyvin suunniteltu automaatio tekee tällöin esityön ja nostaa tapauksen oikealle henkilölle sen sijaan, että yrittäisi arvata.
Tämä on myös syy siihen, miksi huonosti määriteltyä prosessia ei kannata automatisoida sellaisenaan. Jos kukaan ei pysty kuvaamaan, miksi työ tehdään eri tavalla eri kerroilla, ensin pitää selkeyttää prosessi.
Laske hyöty ennen kuin rakennat mitään
Yksinkertainen laskelma riittää alkuun. Kerro tehtävään käytetty aika sen toistumistiheydellä ja realistisella tuntikustannuksella. Lisää mukaan virheiden korjaamiseen käytetty aika, viiveet ja tilanteet, joissa asiakas joutuu odottamaan manuaalista käsittelyä.
Esimerkiksi 45 minuutin viikkoraportti kuulostaa pieneltä. Vuodessa se on noin 36 tuntia työtä. Jos sama raportti vaatii usean henkilön panosta tai sitä tehdään usealle markkinalle, hyöty kasvaa nopeasti. Kaikkea ei kuitenkaan pidä perustella vain säästetyillä tunneilla: nopeampi tieto ja pienempi virheriski voivat olla arvokkaampia.
Näin rajaat ensimmäisen automaation
Valitse yksi prosessi ja kuvaa se mahdollisimman konkreettisesti: mikä käynnistää työn, mistä tieto tulee, mitä sääntöjä siihen sovelletaan, mihin tulos menee ja mitkä tilanteet vaativat ihmisen huomion. Sen jälkeen voidaan arvioida, onnistuuko ratkaisu nykyisten työkalujen asetuksilla, rajapinnalla, pienellä skriptillä tai räätälöidyllä työkalulla.
Ensimmäisen version pitäisi olla riittävän pieni, että sen toimivuus voidaan todistaa nopeasti. Vasta sen jälkeen kannattaa automatisoida seuraava vaihe.
Paras tapa aloittaa: näytä työ sellaisena kuin se nyt tehdään
Automaatiota ei tarvitse osata määritellä teknisesti. Riittää, että pystyt näyttämään nykyisen työn: “tämä sähköposti tulee tähän, kopioimme nämä kolme kenttää Exceliin ja perjantaina teemme niistä raportin”. Siitä voidaan jo selvittää, mitkä vaiheet ovat automatisoitavissa ja mitkä kannattaa jättää ihmiselle.
Rakennan ja kehitän verkkosivuja, verkkokauppoja, integraatioita ja raportointia liiketoiminnan tarpeista lähtien.
Kuka olen? · Katso toteutuksia