Sama tieto syötetään monta kertaa
Tilaus-, asiakas- tai tuotetietoa kopioidaan järjestelmästä toiseen käsin.
Prosessikartoitus
Löydä turha manuaalinen työ ennen kuin automatisoit
Selvitetään, missä yrityksesi digitaalisissa työvaiheissa kuluu aikaa, syntyy virheitä tai tehdään sama asia moneen kertaan.
Kartoitan käytännön työnkulkuja esimerkiksi verkkokaupan, tilausten, raportoinnin, varaston, asiakastiedon, sähköpostin ja järjestelmien välillä. Lopputuloksena saat priorisoidun suunnitelman: mitä kannattaa poistaa, yksinkertaistaa, ratkaista nykyisillä työkaluilla tai automatisoida.
Milloin kartoitus kannattaa
Kun tiedät, että arjessa on kitkaa — mutta et vielä tiedä, mikä kannattaa korjata ensin
Prosessikartoitus sopii erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, joissa digitaalinen työ on kasvanut vaiheittain ja osa tekemisestä on jäänyt käsin hoidettavaksi.
Raportointi vie kohtuuttomasti aikaa
Lukuja kerätään Exceliin, Google Sheetsiin tai useista järjestelmistä viikoittain tai kuukausittain.
Työvaihe nojaa sähköpostiin ja muistiin
Prosessi toimii, mutta sen eteneminen riippuu manuaalisista viesteistä, tarkistuksista ja muistamisesta.
Automaatio kiinnostaa, mutta kohde on epäselvä
Ennen uuden työkalun ostamista kannattaa selvittää, missä muutos tuottaa oikeasti eniten hyötyä.
Mitä käyn läpi
Digitaaliset työvaiheet, joissa aikaa yleensä hukkuu
Tilaukset ja verkkokauppa
Tilausten käsittely, palautukset, maksut, toimitukset ja tiedonsiirto muihin järjestelmiin.
Raportointi ja tiedon kokoaminen
Toistuvat raportit, manuaaliset Excel- ja Sheets-vaiheet sekä eri lähteistä koottava tieto.
Varasto ja tuotetieto
Saldojen, SKU-tietojen, hinnastojen ja tuotetietojen ylläpito useassa paikassa.
Asiakas- ja myyntitieto
Liidien, asiakkaiden, tilaushistorian ja muun tiedon siirtyminen järjestelmien välillä.
Sähköposti ja hallinto
Toistuvat viestit, hyväksynnät, muistutukset, tiedostot ja muut käsin etenevät tehtävät.
Järjestelmien väliset katkokset
Kohdat, joissa API, valmis integraatio tai yksinkertainen automaatio voisi poistaa manuaalisen vaiheen.
Periaate
Kaikkea ei kannata automatisoida
Kartoituksen tavoite ei ole myydä mahdollisimman paljon teknologiaa. Jokainen havainto arvioidaan sen mukaan, mikä ratkaisu on käytännössä järkevin.
Poista
Jos työvaihe ei tuota arvoa, sitä ei tarvitse automatisoida — se voidaan lopettaa.
Yksinkertaista
Jos prosessi on tarpeettoman monimutkainen, suoraviivaisempi toimintatapa voi ratkaista ongelman.
Hyödynnä nykyisiä työkaluja
Jos käytössä oleva järjestelmä osaa jo tarvittavan asian, ensin kannattaa ottaa ominaisuus kunnolla käyttöön.
Automatisoi
Kun toistuva ja sääntöpohjainen työ kannattaa automatisoida, määrittelen sopivan toteutustavan ja prioriteetin.
Näin työ etenee
Nykytilasta priorisoituun kehityssuunnitelmaan
Esikartoitus
Vastaat lyhyeen kyselyyn yrityksen järjestelmistä, toistuvista työvaiheista ja tunnetuista ongelmista.
60–90 min kartoitus
Käymme tärkeimmät prosessit läpi käytännön tasolla: kuka tekee, missä järjestelmässä, mitä tietoa siirtyy ja missä syntyy kitkaa.
Analyysi
Arvioin löydökset hyödyn, työmäärän, riskin ja toteutuksen vaikeuden perusteella.
Raportti ja prioriteetit
Saat kirjallisen yhteenvedon konkreettisista kehityskohteista sekä ehdotuksen siitä, mitä kannattaa tehdä ensin.
Mitä saat
Raportti, jonka perusteella voit tehdä päätöksiä
Kartoitus ei jää yleiselle tasolle. Havainnot sidotaan konkreettisiin työvaiheisiin ja seuraaviin toimenpiteisiin.
3–7 keskeistä työnkulkua
Nykytila kuvattuna riittävän selkeästi, jotta ongelman paikka ja vaikutus ovat ymmärrettävissä.
Priorisoidut kehityskohteet
Havainnot järjestetty vaikutuksen, kiireellisyyden ja toteutettavuuden perusteella.
Ratkaisusuositukset
Poista, yksinkertaista, hyödynnä nykyistä järjestelmää, integroi tai automatisoi — tilanteen mukaan.
Seuraavat askeleet
Jos jokin kehityskohde kannattaa toteuttaa teknisesti, saat siitä erillisen laajuus- ja kustannusarvion.
Hinta
Digitaalisten prosessien kartoitus
Kiinteähintainen ensimmäinen kartoitus sopii tilanteeseen, jossa haluat löytää tärkeimmät kehityskohteet ennen automaatioihin, integraatioihin tai uusiin järjestelmiin investoimista.
Kysy sopiiko kartoitus tilanteeseesi →Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 25,5 %. Lopullinen laajuus vahvistetaan ennen työn aloittamista.
Kysymyksiä palvelusta
Usein kysytyt kysymykset
Mitä prosesseja kartoitat?
Keskityn digitaalisiin ja järjestelmiin liittyviin työvaiheisiin, kuten verkkokauppaan, tilauksiin, raportointiin, varastoon, asiakastietoon, sähköpostiin ja toistuvaan hallinnolliseen työhön. Palvelu ei ole esimerkiksi tuotannon Lean-auditointi tai koko organisaation johtamiskonsultointi.
Sisältyykö automaation toteutus 390 euroon?
Ei. Kartoitus on itsenäinen palvelu ja sen tarkoitus on selvittää, mikä kannattaa tehdä. Mahdollinen toteutus hinnoitellaan erikseen vasta, kun tarve ja hyöty ovat selvillä.
Tarvitaanko tekoälyä?
Ei. Ratkaisu voi olla prosessin yksinkertaistaminen, nykyisen järjestelmän ominaisuus, integraatio, perinteinen automaatio, dashboard tai joissakin tilanteissa AI-ratkaisu.
Mitä jos automaatio ei kannata?
Silloin suosittelen sitä suoraan. Kartoituksen arvo on siinä, että investointi voidaan kohdistaa vain niihin muutoksiin, joista on realistisesti hyötyä.
Ota yhteyttä
Kerro, mikä työ yrityksessäsi tuntuu turhan käsityövaltaiselta
Kuvaa lyhyesti nykyinen tilanne. Voin ensin arvioida, sopiiko prosessikartoitus ongelman selvittämiseen.